MERANCANG KEMBALI ORGANISASI DENGAN SISTEM INFORMASI

MERANCANG KEMBALI ORGANISASI DENGAN SISTEM INFORMASI

12.1 Sistem Sebagai Perubahan Organisasi yang Terencana

Bagian ini menekannkan bahwa sIstem informasi merupakan entitas sosio teknis, suatu pengaturan unbsur-unsur teknis dan sosisal. Pengenalan sistem informasi yang baru mencakup lebih sekedar perangkat keras dan perangkat lunak. Selain itu juga mencakup perubahan-perubahan pada pekerjaan, keterampilan, manajemen dan organisasi.

1  .      Menghubungkan Sistem Informasi Dengan Prencanaan Bisnis

Memutuskan sistem mana yang akan dibangun seharusnya menjadi komponen inti dari proses perencanaan organisasi. Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis secara keseluruhan dan di mana sistem strategis digabungkan dalam perencanaan utama. 

2  .      Menetapkan Persyaratan Informasi Untuk Organisasi.

Dua prinsip metodologi untuk menetapkan persyaratan informasi dari organisasi sebagai satu kesatuan adalah :

·         Analisis Enterprise (Perencanaan Sistem Bisnis)

Analisis ini berargumen bahwa persyaratan informasi perusahaan hanya bisa dipahami dengan cara melihat organisasi secara keseluruhan dalam hal unit organisasi, fungsi, proses, dan unsure-unsur data.

·         Analisis Strategis atau faktor-faktor Penting Kesuksesan

Pendekatan ini berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlahg kecil factor-faktor penting kesuksesan (CSF) dari manajer. Kekuatan dari metode CSF adalah Ia menghasilkan set data yang lebih kecil untuk dianalisis daripada yang dihasilkan oleh analisis enterprise. Sedangkan kelemahan utama metode ini adalah proses pengumpulan dan analisis data dilakukan dalam format seni.

3.      Pengembangan sistem dan Perubahan Organisasi  

Sistem informasi yang baru bisa menjadi alat yang ampuh bagi perubahan organisasi, memungkinkan organisasi, memungkinkan organisasi merancang ulang struktur, cakupan, kekuatan relasi, alur kerja, produk, dan layanan mereka.

a.       Spectrum Perubahan Organisasi

Teknologi informasi bisa menghasilkan beberapa tingkatan perubahan organisasi, mulai dari perubahan yang bisa dengan mudah dijalani tahap demi tahap sampai perubahan sukar diterapkan. Empat macam Perubahan organisasi structural yang dimungkinkan oleh teknologi informasi :

·         Otomatisasi

·         Resionalisasi

·         Perekayasaan Ulang

·         Paradigma Perubahan

Masing-masing perubahan memiliki akibat-akibat yang menguntungkan dan resiko-resikonya sendiri. Bentuk yuang paling umum dari perubahan organisasi akibat TI adalah otomatiosasi.

12.2 Perekayasaan Ulang Proses Bisnis dan Perbaikan Proses

1. Perekayasaan Ulang Proses Bisnis

Jika organisasi merancang-ulang dan mempertimbangkan kembali proses bisnis mereka sebelum menerapkan infrastruktur sistem, maka mereka berpotensi mendapatkan pengembalian atas modal investasinya pada teknologi informasi. Industri hipotek merupakan contoh utama di Amerika Serikat bagaimana perusahaan menerapkan perekayasaan-ulang proses bisnis.

 Dengan merekayasa-ulang pendekatan atas proses hipotek, bank-bank hipotek mencapai efisiensi yang sangat baik. Mereka tidak berfokus hanya pada rekayasa-ulang proses bisnis tunggal, tetapi juga menguji ulang keseluruhan proses terkait dalam hal hipotek.

·         Manajemen Alur Kerja

Agar memperlancar proses-proses yang berhubungan dengan penggunaan kertas, bank-bank beralih ke perangkat lunak yang mampu mengelola dokumen dan alur kerja. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini, organisasi bisa merancang-ulang alur kerja mereka sehingga dokumen bisa dikerjakan secara simultan atau dipindahkan dengan lebih mudah dan efisien dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

2. Langkah-Langkah Rekayasa-Ulang yang Efektif.

Agar melakukan rekayasa-ulang secara efektif, manajer senior perlu mengembangkan visis strategi yang luas sehingga memicu rancang-ulang proses bisnis.

Perusahaan harus mengidentifikasi beberapa proses inti yang akan dirancang-ulang, fokus pada hal-hal yang berpotensi memberi keuntungan dan nilai strategis. Manajemen harus memahami dan mengukur kinerja proses bisnis yang ada sebagai dasarnya.

3. Perbaikan Proses : Total Quality Management (TQM) dan Six Sigma

Sebagai tambahan untuk meningkatkan efisiensi, perusahaan juga mengubah proses bisnisnya untuk memperbaiki produk, layanan dan operasinya. Sebagian besar menggunakan konsep Total Quality Management(TQM) untuk membuat kualitas menjadi tanggung jawab yang harus dijalankan oleh semua orang dan fungsi di dalam organisasi. TQM menetapkan bahwa pencapaian kontrol kualitas adalah tujuan utama.

·         Bagaimana Sistem Informasi Mendukung Perbaikan Kualitas

TQM dan six sigma dianggap sebagai lebih baik daripada rekayasa-ulang proses bisnis (BPR). TQM biasanya fokus pada serangkaian perbaikan yang kontinu ketimbang pada perubahan dramatis besar-besaran. Six sigma menggunakan analisis statistik untuk mendeteksi kecatatan dalam eksekusi proses yang ada dan membuat penyesuaian minor. Namun kadangkala proses tetap harus seluruhnya direkayasa-ulang untuk mendapatkan level kualitas tertentu. Sistem informasi bisa membantu perusahaan untuk mendapatkan sasaran kualitasnya dengan memproduksi atau memproses, menyesuaikan dengan standar baku (benchmarking), membuat perbaikan berdasarkan tuntutan pelanggan, mengurangi waktu siklus, dan meningkatkan kualitas dan presisi perancangan dan produksi.

1.      Penyederhanaan produk atau proses produksi. Semakin sedikit langkah digunakan dlam proses, semakin sedikit waktu dan peluang kemunculan kesalahan.

2.      Benchmarking. Banyak perusahaan telah efektif dalam hal pencapaian kualitas dengan menetapkan standar ketat untuk produk layanan, aktivitas lainnya dan kemudian mengukur kinerja atasa standar-standar tersebut. Prosedur ini disebut benchmarking.

3.      Menggunakan permintaan pelanggan sebagai penuntun untuk memperbaiki produk dan layanan. Penigkatan layanan pelanggan, membuat layanan pelanggan sebagai prioritas utama, akan meningkatkan kualitas dan produk itu sendiri.

4.       Mengurangi waktu siklus. Pengurangan sejumlah waktu mulai dari awal proses hingga akhirnya (waktu siklus) biasanya menghasilkan langkah proses yang lebih sedikit.

5.      Meningkatkan kualitas dan presisi rancangan. Perangkat lunak computer-aided desaign (CAD) memungkinkan perbaikan kualitas secara dramatis dalam cakupan bisnis yang luas, mulai dari industri pembuatan pesawat terbang hingga produksi pisau silet.

6.      Meningkatkan presisi produk. Untuk sebagian besar produk, satu cara kunci untuk mendapatkan kualitas adalah dengan mebuat proses produksi secara akurat, dengan demikian jumlah variasi dari satu bagian ke bagian lain akan berkurang.

12.3 Garis Besar Pengembangan Sistem

Sistem informasi baru merupakan konsekuensi dari proses pemecahan masalah pada organisasi. Suatu sistem informasi yang baru dibangun sebagai solusi atas beberapa jenis masalah atau sekumpulan masalah yang dianggap dihadapi oleh perusahaan.

Aktivitas yang berakibat dimunculkannya solusi sistem informasi atas masalah atau peluang organisasional disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah jenis pemecahan masalah terstruktur dengan aktivitas-aktivitas yang berbeda. Aktivitas-aktivitas ini terdiri dari:

1.      Analisis sistem

Analisis sistem adalah analis atas masalah yang akan dipecahkan oleh organisasi dengan menggunakan sistem informasi. Analisis itu mencakup definisi masalah, identifikasi penyebab masalah, spesifikasi atas solusi, dan identifikasi persyaratan informasi yang dibutuhkan oleh solusi sistem.

Analisis sistem mencakup studi kelayakan untuk menentukan apakah solusi itu bisa dilakukan, atau bisa dicapai, dari sudut pandang keuangan, teknis, dan organisasional.

·         Menetapkan persyaratan informasi

Mungkin tugas yang paling memberi tantangan bagi analis sistem adalah menetapkan persyaratan informasi khusus yang harus ditepati oleh solusi sistem yang dipilh. Pada level yang paling dasar, persyaratan informasi dari sistem yang baru mencakup identifikasi terhadap siapa yang memerlukan informasi, dimana, bilamana, bagaimana.

·         Perancangan sistem

Analisis sistem menguraikan apa yang harus dilakukan sistem agar bisa menetapkan persyaratan informasi, dan perancangan sistem menunjukkan bagaimana sistem akan mencapai sasaran tersebut. Perancangan sebuah sistem informasi merupakan rencana atau model keseluruhan untuk sistem tersebut.

·         Peran para pengguna akhir

Persyaratan informasi pengguna membangkitkan usaha pembangunan-sistem secara keseluruhan. Para pengguna harus memiliki kendali yang memadai atas proses perancangan atau memastikan bahwa sistem merupakan refleksi dari prioritas bisnis dan kebutuhan informasi, bukannya penyimpangan dari staf teknis.

2.      Penyelesaian Proses Pengembangan Sistem

Langkah terakhir ini terdiri dari :

1.      Pemrograman.

Pada tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang dipersiapkan selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam kode program.

2.      Pengujian.

Pengujian secara menyeluruh harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem menghasilkan output yang benar. Pengujian sistem informasi bisa dibagi menjadi tiga langkah aktivitas. Pengujian unit, pengujian sistem, dan pengujian penerimaan.

3.      Konversi.

Konversi adalah proses penggantian dari sistem lama ke sistem baru. Ada empat strategi konversi yang bisa digunakan : strategi paralel, strategi penggantian langsung, strategi studi pilot, dab strategi pendekatan fase.

4.      Produksi dan pemeliharaan.

Setelah sistem baru terpasang dan konversi telah selesai dijalankan, maka sistem dikatakan berada pada posisi produksi. Selama tahap ini, sistem akan dipantau oleh pengguna dan ahli teknik untuk menentukan seberapa baik ia memenuhi sasarannya dan untuk memutuskan apakah perlu direvisi atau dimodifikasi. Perubahan-perubahan dalam hal perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur pada sebuah sistem produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan, atau memperbaiki proses efiensi disebut pemeliharaan.

12.4 Pendekatan-Pendekatan Alternatif Pembangunan Sistem

Oleh karena ada beragam perbedaan sistem, maka telah dikembangkan sejumlah metode untuk membangun sistem. Metode-metode tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Siklus Hidup Sistem Tradisional.

Siklus hidup sistem merupakan metode yang paling tua dalam membangun sistem informasi dan sampai sekarang masih tetap digunakan baik untuk proyek sistem yang besar dan kompleks maupun untuk sistem kecil. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan terfase untuk membangun sebuah sistem, membagi pengembangan sistem menjadi beberapa tahap formal.

2.      Prototiping.

Prototiping terdiri dari pembuatan sebuah sistem eksperimen secara cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk dievaluasi.

Langkah-langkah dalam prototiping :

Langkah 1 : mengidentifikasi persyaratan dasar pengguna. Para perancang sistem (biasanya para pakar sistem informasi) bekerja dengan pengguna dalam waktu cukup lama untuk mengetahui butuhan dasar mereka atas informasi.

Langkah 2 : membuat protoitipe awal. Perancang sistem membuat totipe yang bisa beroperasi, dilakukan secara cepat dengan menggunakan perangkat lunak generasi-keempat, multimedia-interaktif, atau perangkat lunak CASE (computer-aided software engineering).

Langkah 3  :   menggunakan prototipe. Pengguna dianjurkan untuk bekerja menggunakan sistem prototipe untuk menentukan seberapa baik prototipe tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka dan mereka bisa memberi saran-saran untuk lebih meningkatkan prototipe.

Langkah 4 : revisi dan perbaikan prototipe. Pembuat sistem mencatat semua perubahan yang diminta oleh pengguna dan mengatur prototipe. Setelah merevisi prototipe, kembali lagi ke langkah 3. Langkah 3 dan 4 bisa diulangi lagi sampai pengguna merasa puas.

Prototiping sangat berguna jika ada ketidakpastian mengenai persyaratan atau solusi perancangan.

Namun proses prototiping, secara cepat sangat mempermudah langkah-langkah pokok dalam pengembangan sistem. Jika prototipe yang sudah selesai bisa bekerja dengan normal dan baik, maka manajemen mungkin tidak perlu memprogram-ulang, merancang-ulang, atau mendokumentasi-ulang keseluruhan sistem.

3.      Paket Perangkat Lunak Aplikasi.

Sistem informasi bisa dibangun menggunakan perangkat lunak dari paket perangkat lunak aplikasi. Ada banyak aplikasi yang bersifat umum untuk semua organisasi bisnis – misalnya penggajian, hutang dagang, buku besar, persediaan.

Jika paket perangkat lunak bisa memenuhi kebutuhan organisasi, maka perusahaan tidak perlu membuat sendiri perangkat lunaknya. Jika organisasi memerlukan persyaratan unik yang tidak bisa dipenuhi oleh paket aplikasi tersebut, biasanya tersedia paket yang bisa dikustomisasi.

Ø  Memilih Paket Perangkat Lunak

Jika sistem dibangun menggunakan paket perangkat lunak aplikasi, analisis sistem akan mencakup evaluasi paket tersebut. Proses evaluasi paket sering didasarkan pada Request For Proposal (RFP) yaitu daftar rincian pertanyaan yang ditujukan kepada pemasok atau penjual paket perangkat lunak.

4.      Pengembangan Pengguna Akhir

Sebagian jenis sistem informasi bisa dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan formal dari para pakar teknis. Fenomena ini disebut pengembangan pengguna akhir. Dengan menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat, program grafis, dan alat perangkat lunak PC, para pengguna akhir bisa mengakses data, membuat laporan, dan mengembangkan keseluruhan sistem informasi milik mereka sendiri, dengan sedikit atau tanpa bantuan dari analis sistem profesional atau programmer. Sebagian besar sistem pengembangan pengguna akhir ini bisa dibuat dengan lebih cepat daripada dengan menggunakan siklus hidup sistem tradisional.

Ø  Keuntungan dan keterbatasan pengembangan pengguna akhir.

Sebagian besar organisasi diketahui mendapatkan keuntungan dalam produktivitas pengembangan aplikasi dengan menggunakan alat generasi-keempat yang dalam beberapa kasus mencapai 300 hingga 500 persen pengembangan.

Selain keuntungan tersebut, komputasi pengguna akhir juga berpotensi merugikan organisasi karena berada diluar mekanisme tradisional untuk manajemen sistem informasi dan kendali.

Ø  Mengelola pengembangan pengguna akhir

Untuk membantu organisasi memaksimalkan keuntungan dari pengembangan aplikasi pengguna akhir, manajemen harus mengendalikan pengembanagn apliksi pengguna akhir dengan menetapkan dasar pembiayaan untuk proyek sistem informasi pengguna-akhir,dan dengan menetapkan standar perangkat keras, perangkat lunak, dan standar kualitas untuk brbagai aplikasi yang dikembangkan oleh pengguna.

5.      Outsourcing

Proses pengalihan operasi dalam organisasi yang terpusat pada komputer, jaringan telekomunikasi, atau pengembangan aplikasi kepada pemasok eksternal disebut outsourcing. Outsourcing menjadi terkenal karena sebagian organisasi menganggapnya lebih hemat daripada memilki sendiri pusat komputer atau staf sistem informasi.

Outsourcing memungkinkan perusahaan yang memilki fluktuasi kebutuhan dalam hal pemrosesan komputer, untuk mengeluarkan uang hanya untuk apa yang dipakai, daripada membangun sendiri pusat komputernya yang berarti pemborosan sewaktu tidak ada kebutuhan yang mendesak. 

12.5 Pengembangan Aplikasi Untuk Perusahaan Digital.

e-commerce, e-business, dan kelahiran perusahaan digital membawa tantangan-tantangan baru dalam hal pembangunan sistem. Bisnis memerlukan  komponen-komponen perangkat lunak yang  bisa ditambahkan, dimodifikasi, diganti, atau dikonfigurasi ulang agar ia mampu merespons secara cepat peluang-peluang baru. Sistem harus bisa terukur untuk mengantisipasi bertambahnya jumlah pengguna dan untuk mengantarkan data melalui platform – jaringan client server, komputer desktop dengan  browser web, ponsel, dan perangkat mobile lainnya. Sistem e-commerce dan e-business juga perlu dirancang agar bisa bekerja pada lingkungan lain, begitu pula platform perangkat lunak dan perangkat keras perusahaan. Agar bisa tetap bersaing, sebagian perusahaan harus tetap ,memberi tekanan pada perancangan, pengembangan, pengujian dan penyebaran aplikasi internet atau intranet dalam waktu singkat.

Dalam lingkungan perusahaan digital, organisasi harus mampu menambahkan, dan menghentikan kemampuan teknologisnya secara cepat. Perusahaan menjalankan proses pengembangan yang lebih informal dan pendek untuk sebagian besar aplikasi e-commerce dan e-business mereka, yaitu proses yang memberi solusi cepat yang tidak mengganggu sistem dan database organisasi.

·         Pengembangan Berorientasi Objek

Pengembangan orientasi objek memberi pendekatan-pendekatan yang diyakini sangat sesuai untuk pembangunan sistem yang bisa merespons perubahan cepat di dalam lingkungan bisnis, termasuk aplikasi web. Pengembangan berorientasi objek menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan perancangan sistem. Tahap-tahap pengembangan berorientasi objek serupa dengan pengembangan sistem konvensional, terdiri dari analisis, perancangan, dan implementasi. Akan tetapi, pengembangan berorientasi objek lebih berciri literatif (banyak melakukan perulangan) dan inkrumental) dan inklemental ketimbang pengembangan terstruktur tradisional.

Tahap-tahap  perancangan berorientasi objek menggambarkan bagaimana objek-objek berperilaku dan berinteraksi satu sama lain. Objek-objek yang serupa dikelompokkan ke dalam class dan class-class dikelompokkan menjadi hierarki dimana sub-class mewarisi atribut dan metode dari superclass.

Sistem informasi diimplementasikan dengan menrjemahkan rancangannya ke dalam kode program, menggunakan kembali class-class yang sudah tersedia dalam pustaka objek perangkat lunak yang dapat digunakan kembali (reusable) dan menambahkan objek-objek baru yang dibuat selama tahap perancangan berorientasi objek. Implementasi juga melibatkan pembuatan database berorientasi objek. Sistem yang dihasilkan harus diuji dan dievaluasi secara keseluruhan.

·         Rapid Application Develpoment

Perangkat lunak berorientsai objek, perangkat lunak yang bisa digunakan-ulang, prototiping, dan peranti generasi-keempat adalah komponen-komponen pembantu untuk menciptakan sistem secara lebih cepat daripada jika menggunakan metode pembangunan sistem tradisional. Istilah Rapid Application Development (RAD) atau diterjemahkan sebagai pengembangan aplikasi cepat digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem yang bekerja dalam waktu singkat.

Kadang kala digunakan teknik yang disebut JAD (joint application design) datau diterjemahkan sebagai rancangan gabungan untuk mempercepat penyusuna persyaratan informasi dan untuk mengembangkan rancangan sisten awal. JAD mengajak pengguna akhir dan para pakar sistem informasi, secara bersama-sama dalam sesi interaktif, untuk membahas rancangan sistem. Sesi JAD dipersiapkan dan ditata dengan baik secara signifikan akan mempercepat tahap perancangan, sementara pengguna tetap dilibatkan secara intens.

-          Rapid Application Development (RAD) ialah proses untuk pengembangan sistem dalam periode yang singkat dengan menggunakan prototiping, peranti generasi keempat, dan kerja tim yang erat dengan pengguna dan pakar sistem.

-          Joint Appication Design (JAD) ialah proses untuk mempercepat penyusunan persyaratan informasi dengan mengajak pengguna akhir dan pakar sistem informasi untuk bekerja bersama dalam sesi perancangan secara interaktif dan intensif.

·         Layanan Web

Layanan web adalah komponen-komponen perangkat lunak yang memungkinkan satu aplikasi berkomunikasi dengan aplikasi lainnya tanpa perlu penerjemahan. Dengan memungkinkan aplikasi berkomnikasi dan berbagai-pakai data termasuk sistem operasi, bahasa pemrogaraman, atau perangkat klien, layanan web bisa memberi penghematan lebih banyak jika dibanding sistem tradisional milik sendiri, dan membuka peluang koperasi dengan perusahaan lain.

-          SOAP (Simple Object Access Protocol) ialah sekumpulan aturan yang memungkinkan aplikasi layanan Web melewatkan data dan instruksi satu sama lain.

-          WSDL (Web Services Description Language) ialah Framework umum untuk menguraikan tugas yang dijalankan oleh layanan Web sehingga ia bisa digunakan oleh aplikasi lainnya.

-          UDDI (Universal Description, Discovery, and Integration)  ialah Web dimasukkan ke dalam direktori layanan Web sehingga bisa dengan mudah ditemukan oleh organisasi dan sistem lainnya. 

·         Tidak Hanya Sebatas Organisasi

Pembangunan sistem baru untuk lingkungan perusahaan digital memerlukan lebih dari sekedar pendekatan pengembangan inovatif. E-commerce dan e-business membutuhkan perencanaan sistem dan analisis sistem berdasarkan sudut pandang yang lebih luas atau organisasi yang, mencakup perluasan proses bisnis hingga keluar batasn-batasan perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu lagi menjalankan rencana bisnis dan sistemnya sendiri karena mereka perlu menempa relasi elektronik dengan pemasok, distributor, dan pelanggan. Proses bisnis mereka sering perlu diintegrasikan dengan proses bisnis milik pelanggan dan pemasok.