Dunia
kerja yang baru mengungkapkan bagaimana kesuksesan anda berkaitan dengan
kemampuan berkomunikasi yang baik. Perubahan tersebut diantaranya:
1. Persaingan
Global yang memuncak: komunikasi menjadi lebih sulit dengan orang yang memiliki
agama, adat istiadat, dan gaya hidup yang berbeda
2. Hirarki
Manajemen yang mendatar: organisasi mendatar menuntut agar setiap karyawan
menjadi komunikator yang terampil oleh karena karyawan di garis depan dan para
manajer berparisipasi dalam pengambilan keputusan untuk dapat bereaksi lebih
cepat terhadap perubahan pasar
3. Manajemen
berbasis tim yang diperluas: ketika perusahaan membentuk tim lintas fungsional
(tim dari berbagai unit pemasaran, keuangan, produksi) setiap karyawan harus
memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk bisa bekerja sama dan berbagi
informasi
4. Teknologi
Komunikasi yang inovatif: email, voice mail, faks, konferensi video, dan situs
web merevolusi cara kita untuk bertukar informasi
5. Tenaga
kerja yang semakin beragam: berkomunikasi dengan pekerja yang berbeda ras,
etnis, gender, dan usia memerlukan sikap dan ketrampilan baru
·
Menelaah Proses
Komunikasi: karena komunikasi merupakan faktor utama dalam dunia kerja berbasis
pengetahuan maka kita perlu mendalami proses komunikasi
·
Komunikasi
adalah pengiriman informasi dan makna dari satu individu atau kelompok ke
individu atau kelompok lainnya. Proses komunikasi dikatakan berhasil hanya jika
penerima memahami suatu ide sebagaimana maksud si pengirim. Oleh karena itu
tujuan komunikasi adalah pengiriman makna.
·
Proses komunikasi terdiri atas 5 tahap:
1.
Pengirim mempunyai ide: proses komunikasi bermula
ketika si pengirim pesan mempunyai sebuah ide. Bentuk ide dipengaruhi oleh
factor-faktor kompleks pada diri si pengirim: suasana hati, latar belakang,
budaya, dan keadaan fisik
2.
Pengirim mengodekan ide dalam pesan: mengodekan
berarti mengubah ide ke dalam kalimat (verbal) atau isyarat (non verbal) yang
akan menyampaikan makna. Masalah utama dalam mengkomunikasikan pesan secara
lisan adalah kata-kata mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.
Ketika kesalahpahaman muncul karena pemaknaan yang keliru disebut bypassing.
Oleh karena itu si pengirim pesan harus memperhatikan kemampuan komunikasi,
sikap, latar belakang, pengalaman dan budaya si penerima pesan.
3. Pesan
berpindah melalui saluran: media yang dipergunakan untuk mengirim pesan disebut
saluran yang meliputi computer, telepon, surat, faks, dan sebagainya. Pemilihan
media yang tidak tepat untuk menyampaikan pesan akan menimbulkan rasa jengkel
penerima misalnya penolakan pinjaman melalui kartu pos atau memecat karyawan
lewat e-mail
4. Penerima
menguraikan pesan: penerima menerjemahkan (menafsirkan) pesan dan menjadi
bermakna melibatkan proses penguraian (decoding). Penguraian dapat terkacaukan
bila kurangnya perhatian si penerima (internal) atau suara ribut / tulisan yang
tidak terbaca (eksternal)
5. Umpan
balik diberikan ke pengirim: umpan balik membantu pengirim mengetahui apakah
pesan telah diterima dan dipahami. Pengirim dapat mendorong umpan balik dengan
mengajukan pertanyaan yang memperjelas komunikasi, seperti apakah penyampaian
saya jelas?
·
Kendala-kendala
komunikasi antar pribadi:
1. Bypassing:
terjadi ketika penerima pesan salah mengartikan pesan dari pengirim pesan yang
menyebabkan kesalahpahaman
2. Bingkai
referensi yang berbeda: anda tidak akan pernah melihat sesuatu sama persis
seperti orang lain melihatnya. Bingkai referensi yang berbeda ini diakibatkan oleh
prasangka, budaya harapan, dan pengalaman yang dibawa anda sendiri ke dalam
situasi komunikasi
3. Kurangnya
kemampuan berbahasa: komunikasi tidak berhasil oleh karena kurangnya kemampuan
berbahasa lisan dan tulisan
4. Gangguan:
kendala lain meliputi keterlibatan emosional dan gangguan fisik (gangguan
pendengaran dan lingkungan ribut)
·
Mengatasi
kendala komunikasi:
1. Menyadari
bahwa proses komunikasi adalah tidak sempurna
2. Menyesuaikan
pesan anda dengan penerima pesan (bingkai referensi penerima pesan) misalnya
bertanya pada diri sendiri: bagaimana kira-kira reaksi orang itu terhadap pesan
saya? Apakah si penerima mengetahui pokok persoalan sebanyak yang kuketahui?
3. meningkatkan
kemampuan berbahasa dan mendengar
4. merencanakan
umpan balik misal apakah anda mempunyai nomor telepon saya kalau anda mempunyai
pertanyaan?
·
Berkomunikasi
dalam organisasi: di tempat kerja anda akan bertukar informasi dengan
berkomunikasi secara internal dan eksternal.
·
Komunikasi
internal meliputi berbagi ide dan pesan dengan atasan, rekan kerja, dan
bawahan. Komunikasi ini seringkali berbentuk e-mail, memo dan pesan suara
(voice messages). Sementara berkomunikasi secara eksternal dengan pelanggan,
pemasok, pemerintah dan masyarakat umumnya berbentuk surat dengan kop
perusahaan
·
Komunikasi
organisasional mempunyai tiga fungsi dasar: untuk memberitahu, untuk membujuk,
dan atau untuk meningkatkan citra atau hubungan yang baik (goodwill)
·
1.
Untuk memberitahu
2.
Untuk membujuk
3.
Untuk meningkatkan
citra atau hubungan baik (goodwill)
|
Fungsi-fungsi
Komunikasi Bisnis:
Komunikasi internal dengan
Atasan
Rekan kerja
Bawahan
|
Komunikasi eksternal dengan
Pelanggan
Pemasok
Pemerintah
Masyararakat
|
·
B. Komunikasi Tertulis:
1.
Bentuk: pengumuman, memo, email, surat, laporan, proposal,
laporan berkala
1. Kelebihan: catatan permanent, nyaman, ekonomis,
pesan teliti, distribusi mudah
|
A. Komunikasi Lisan:
1.
Bentuk: panggilan
telepon, percakapan, wawancara, rapat, konferensi
2.
Kelebihan: umpan balik
langsung, perasaan akrab, petunjuk
non verbal, dampak kuat, input banyak
|
Bentuk-bentuk
dasar Komunikasi Organisasi
·
Meningkatkan aliran informasi dalam organisasi:
Informasi dalam organisasi mengalir melalui saluran komunikasi formal dan
informal.
·
Saluran komunikasi formal umumnya mengikuti hirarki
komando organisasi. Informasi resmi antarkaryawan umumnya mengalir melalui
saluran formal dalam tiga arah:
1.
Aliran ke bawah: rencana kerja, kebijakan, instruksi,
umpan balik dan prosedur mengalir ke bawah dari manajer ke karyawan. Satu
kendala adalah pesan akan terdistorsi akibat dari garis komunikasi yang
panjang. Untuk meningkatkan komunikasi dan bersaing lebih efektif, banyak
perusahaan menghasilkan unit operasi yang lebih kecil dan tim kerja. Daripada
macet karena panjangnya rantai komunikasi, pihak manajemen berbicara langsung
kepada pemimpin tim sehingga mempercepat seluruh proses
2. Aliran
ke atas: umpan balik dari karyawan membentuk aliran komunikasi ke atas.
Sejumlah rintangan dapat mengganggu aliran komunikasi ke atas bila karyawan
memiliki kemampuan yang kurang dalam berkomunikasi, dimanipulasi, dikritik,
atau diperlakukan tidak adil. Untuk meningkatkan aliran komunikasi ke atas,
beberapa perusahaan memberikan pelatihan dalam berkomunikasi, meminta karyawan
melaporkan keluhan pelanggan, mendorong rapat regular, membangun situasi saling
percaya dan tidak mengancam, melaksanakan program insentif
3. Aliran
horizontal: pekerja mengkoordinasikan tugas, berbagi informasi, memecahkan
masalah atau konflik melalui komunikasi horizontal seperti supervisor pelatihan
dengan supervisor pemeliharaan. Untuk meningkatkan komunikasi horizontal,
perusahaan melatih karyawan dalam kerja sama tim, membangun system penghargaan
berbasis pencapaian tim, dan mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi
tim
·
Saluran
informal: komunikasi organisasional informal mengirimkan berita tidak resmi
melalui desas desus (selintingan atau grapevine). Saluran ini biasanya berdasar
pada hubungan sosial dimana individu-individu mengobrol tentang pekerjaan di
luar jam kerja.
·
Menghadapi
tantangan etis yang semakin meningkat: kesadaran etis meningkat seiring
pengakuan perusahaan bahwa perilaku etis menciptakan kondisi bisnis yang lebih
baik. Sebaliknya dunia bisnis akan menderita oleh citra public yang buruk
sebagai akibat perilaku tidak etis seperti mengurangi kualitas, berbohong,
berbuat curang
·
Perilaku etis
berarti melakukan hal benar dalam situasi tertentu. Mengenali lima jebakan etis
dapat membantu komunikator menghindari perilaku tidak etis:
1. Jebakan
keperluan yang salah: melakukan tindakan tidak etis sebagai apa yang harus
dilakukan dan dirasakan tidak ada pilihan lain contoh terus melakukan penipuan
dalam iklan untuk menghabiskan stock
2. Jebakan
doktrin kesalahan yang relative: melakukan tindakan tidak etis terkadang tampak
baik jika dibandingkan dengan perilaku orang lain yang lebih buruk contoh:
ongkos perbaikan computer yang mahal dibandingkan penggelapan uang
3. Jebakan
rasionalisasi: orang berusaha untuk menjelaskan tindakan tidak etis dengan
mencari alasan pembenaran contoh mengaku sakit padahal tidak
4. Jebakan
penipuan diri: melakukan tindakan tidak etis yang terjadi pada mereka yang
belum memiliki pengalaman menyatakan dirinya telah memiliki pengalaman tersebut
contoh pelamar mengaku berpengalaman
5. Jebakan
tujuan menghalalkan cara: melakukan tindakan tidak etis untuk mencapai tujuan
yang diinginkan contoh bekerja lembur tanpa upah
·
Tujuan
komunikasi bisnis yang baik: komunikator bisnis dapat meminimalkan jebakan etis
dengan menetapkan tujuan-tujuan etis yang spesifik:
1. Mengatakan
kebenaran
2. Mengenali
pendapat sehingga tidak dicampur adukan dengan fakta
3. Bersikap
objektif
4. berkomunikasi
dengan jelas
5. Memberi
penghargaan
