KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Dunia kerja yang baru mengungkapkan bagaimana kesuksesan anda berkaitan dengan kemampuan berkomunikasi yang baik. Perubahan tersebut diantaranya:

1.      Persaingan Global yang memuncak: komunikasi menjadi lebih sulit dengan orang yang memiliki agama, adat istiadat, dan gaya hidup yang berbeda

2.      Hirarki Manajemen yang mendatar: organisasi mendatar menuntut agar setiap karyawan menjadi komunikator yang terampil oleh karena karyawan di garis depan dan para manajer berparisipasi dalam pengambilan keputusan untuk dapat bereaksi lebih cepat terhadap perubahan pasar

3.      Manajemen berbasis tim yang diperluas: ketika perusahaan membentuk tim lintas fungsional (tim dari berbagai unit pemasaran, keuangan, produksi) setiap karyawan harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk bisa bekerja sama dan berbagi informasi   

4.      Teknologi Komunikasi yang inovatif: email, voice mail, faks, konferensi video, dan situs web merevolusi cara kita untuk bertukar informasi

5.      Tenaga kerja yang semakin beragam: berkomunikasi dengan pekerja yang berbeda ras, etnis, gender, dan usia memerlukan sikap dan ketrampilan baru

·         Menelaah Proses Komunikasi: karena komunikasi merupakan faktor utama dalam dunia kerja berbasis pengetahuan maka kita perlu mendalami proses komunikasi

·         Komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari satu individu atau kelompok ke individu atau kelompok lainnya. Proses komunikasi dikatakan berhasil hanya jika penerima memahami suatu ide sebagaimana maksud si pengirim. Oleh karena itu tujuan komunikasi adalah pengiriman makna.

·         Proses komunikasi terdiri atas 5 tahap:

1.      Pengirim mempunyai ide: proses komunikasi bermula ketika si pengirim pesan mempunyai sebuah ide. Bentuk ide dipengaruhi oleh factor-faktor kompleks pada diri si pengirim: suasana hati, latar belakang, budaya, dan keadaan fisik

2.      Pengirim mengodekan ide dalam pesan: mengodekan berarti mengubah ide ke dalam kalimat (verbal) atau isyarat (non verbal) yang akan menyampaikan makna. Masalah utama dalam mengkomunikasikan pesan secara lisan adalah kata-kata mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Ketika kesalahpahaman muncul karena pemaknaan yang keliru disebut bypassing. Oleh karena itu si pengirim pesan harus memperhatikan kemampuan komunikasi, sikap, latar belakang, pengalaman dan budaya si penerima pesan.

3.      Pesan berpindah melalui saluran: media yang dipergunakan untuk mengirim pesan disebut saluran yang meliputi computer, telepon, surat, faks, dan sebagainya. Pemilihan media yang tidak tepat untuk menyampaikan pesan akan menimbulkan rasa jengkel penerima misalnya penolakan pinjaman melalui kartu pos atau memecat karyawan lewat e-mail

4.      Penerima menguraikan pesan: penerima menerjemahkan (menafsirkan) pesan dan menjadi bermakna melibatkan proses penguraian (decoding). Penguraian dapat terkacaukan bila kurangnya perhatian si penerima (internal) atau suara ribut / tulisan yang tidak terbaca (eksternal)

5.      Umpan balik diberikan ke pengirim: umpan balik membantu pengirim mengetahui apakah pesan telah diterima dan dipahami. Pengirim dapat mendorong umpan balik dengan mengajukan pertanyaan yang memperjelas komunikasi, seperti apakah penyampaian saya jelas?

·         Kendala-kendala komunikasi antar pribadi:

1.      Bypassing: terjadi ketika penerima pesan salah mengartikan pesan dari pengirim pesan yang menyebabkan kesalahpahaman

2.      Bingkai referensi yang berbeda: anda tidak akan pernah melihat sesuatu sama persis seperti orang lain melihatnya. Bingkai referensi yang berbeda ini diakibatkan oleh prasangka, budaya harapan, dan pengalaman yang dibawa anda sendiri ke dalam situasi komunikasi

3.      Kurangnya kemampuan berbahasa: komunikasi tidak berhasil oleh karena kurangnya kemampuan berbahasa lisan dan tulisan

4.      Gangguan: kendala lain meliputi keterlibatan emosional dan gangguan fisik (gangguan pendengaran dan lingkungan ribut)

·         Mengatasi kendala komunikasi:

1.      Menyadari bahwa proses komunikasi adalah tidak sempurna

2.      Menyesuaikan pesan anda dengan penerima pesan (bingkai referensi penerima pesan) misalnya bertanya pada diri sendiri: bagaimana kira-kira reaksi orang itu terhadap pesan saya? Apakah si penerima mengetahui pokok persoalan sebanyak yang kuketahui?

3.      meningkatkan kemampuan berbahasa dan mendengar

4.      merencanakan umpan balik misal apakah anda mempunyai nomor telepon saya kalau anda mempunyai pertanyaan?

·         Berkomunikasi dalam organisasi: di tempat kerja anda akan bertukar informasi dengan berkomunikasi secara internal dan eksternal.

·         Komunikasi internal meliputi berbagi ide dan pesan dengan atasan, rekan kerja, dan bawahan. Komunikasi ini seringkali berbentuk e-mail, memo dan pesan suara (voice messages). Sementara berkomunikasi secara eksternal dengan pelanggan, pemasok, pemerintah dan masyarakat umumnya berbentuk surat dengan kop perusahaan

·         Komunikasi organisasional mempunyai tiga fungsi dasar: untuk memberitahu, untuk membujuk, dan atau untuk meningkatkan citra atau hubungan yang baik (goodwill)

·        

1.    Untuk memberitahu 2.    Untuk membujuk 3.    Untuk meningkatkan citra atau hubungan baik (goodwill)

Fungsi-fungsi Komunikasi Bisnis:

 

Komunikasi internal dengan Atasan Rekan kerja Bawahan

Komunikasi eksternal dengan Pelanggan Pemasok Pemerintah Masyararakat

 

·        

B.   Komunikasi Tertulis: 1.       Bentuk: pengumuman, memo, email, surat, laporan, proposal, laporan berkala 1.       Kelebihan: catatan permanent, nyaman, ekonomis, pesan teliti, distribusi mudah

A.   Komunikasi Lisan: 1.       Bentuk: panggilan telepon, percakapan, wawancara, rapat, konferensi 2.       Kelebihan: umpan balik langsung, perasaan akrab,  petunjuk non verbal, dampak kuat, input banyak

Bentuk-bentuk dasar Komunikasi Organisasi

·         

    Meningkatkan aliran informasi dalam organisasi: Informasi dalam organisasi mengalir melalui saluran komunikasi formal dan informal.

·         Saluran komunikasi formal umumnya mengikuti hirarki komando organisasi. Informasi resmi antarkaryawan umumnya mengalir melalui saluran formal dalam tiga arah:

1.      Aliran ke bawah: rencana kerja, kebijakan, instruksi, umpan balik dan prosedur mengalir ke bawah dari manajer ke karyawan. Satu kendala adalah pesan akan terdistorsi akibat dari garis komunikasi yang panjang. Untuk meningkatkan komunikasi dan bersaing lebih efektif, banyak perusahaan menghasilkan unit operasi yang lebih kecil dan tim kerja. Daripada macet karena panjangnya rantai komunikasi, pihak manajemen berbicara langsung kepada pemimpin tim sehingga mempercepat seluruh proses

2.      Aliran ke atas: umpan balik dari karyawan membentuk aliran komunikasi ke atas. Sejumlah rintangan dapat mengganggu aliran komunikasi ke atas bila karyawan memiliki kemampuan yang kurang dalam berkomunikasi, dimanipulasi, dikritik, atau diperlakukan tidak adil. Untuk meningkatkan aliran komunikasi ke atas, beberapa perusahaan memberikan pelatihan dalam berkomunikasi, meminta karyawan melaporkan keluhan pelanggan, mendorong rapat regular, membangun situasi saling percaya dan tidak mengancam, melaksanakan program insentif

3.      Aliran horizontal: pekerja mengkoordinasikan tugas, berbagi informasi, memecahkan masalah atau konflik melalui komunikasi horizontal seperti supervisor pelatihan dengan supervisor pemeliharaan. Untuk meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan melatih karyawan dalam kerja sama tim, membangun system penghargaan berbasis pencapaian tim, dan mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi tim

·         Saluran informal: komunikasi organisasional informal mengirimkan berita tidak resmi melalui desas desus (selintingan atau grapevine). Saluran ini biasanya berdasar pada hubungan sosial dimana individu-individu mengobrol tentang pekerjaan di luar jam kerja.

·         Menghadapi tantangan etis yang semakin meningkat: kesadaran etis meningkat seiring pengakuan perusahaan bahwa perilaku etis menciptakan kondisi bisnis yang lebih baik. Sebaliknya dunia bisnis akan menderita oleh citra public yang buruk sebagai akibat perilaku tidak etis seperti mengurangi kualitas, berbohong, berbuat curang

·         Perilaku etis berarti melakukan hal benar dalam situasi tertentu. Mengenali lima jebakan etis dapat membantu komunikator menghindari perilaku tidak etis:

1.      Jebakan keperluan yang salah: melakukan tindakan tidak etis sebagai apa yang harus dilakukan dan dirasakan tidak ada pilihan lain contoh terus melakukan penipuan dalam iklan untuk menghabiskan stock    

2.      Jebakan doktrin kesalahan yang relative: melakukan tindakan tidak etis terkadang tampak baik jika dibandingkan dengan perilaku orang lain yang lebih buruk contoh: ongkos perbaikan computer yang mahal dibandingkan penggelapan uang

3.      Jebakan rasionalisasi: orang berusaha untuk menjelaskan tindakan tidak etis dengan mencari alasan pembenaran contoh mengaku sakit padahal tidak

4.      Jebakan penipuan diri: melakukan tindakan tidak etis yang terjadi pada mereka yang belum memiliki pengalaman menyatakan dirinya telah memiliki pengalaman tersebut contoh pelamar mengaku berpengalaman

5.      Jebakan tujuan menghalalkan cara: melakukan tindakan tidak etis untuk mencapai tujuan yang diinginkan contoh bekerja lembur tanpa upah 

·         Tujuan komunikasi bisnis yang baik: komunikator bisnis dapat meminimalkan jebakan etis dengan menetapkan tujuan-tujuan etis yang spesifik:

1.      Mengatakan kebenaran

2.      Mengenali pendapat sehingga tidak dicampur adukan dengan fakta

3.      Bersikap objektif

4.      berkomunikasi dengan jelas

5.      Memberi penghargaan