Meningkatkan Mutu Pengambilan Keputusan Manajemen untuk Perusahaan Digital

Gap Menggunakan SPK untuk Lebih Mengefisienkan Pengambilan Keputusan

Tantangan – tantangan Manajemen

            Sistem perencanaan dan perkiraan milik Gap merupakan suatu contoh dari sistem pendukung keputusan (SPK). Sistem seperti itu memiliki kemampuan analitik yang sangat baik untuk mendukung manajer selama proses pengambilan keputusan. Sistem lainnya pada kategori ini adalah sistem pendukung keputusan kelompok (SPKK), dan sistem pendukung pelaksana (SPE), yang member informasi untuk membuat keputusan level-strategis. Sistem – sistem ini bisa meningkatkan kinerja organisasi, namun juga membawa beberapa tantangan manajemen sebagai berikut:

1.      Pembangunan sistem informasi yang bisa secara nyata memenuhi persyaratan informasi eksekutif.

2.      Menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan manajemen secara lebih baik.

SPK, SPKK, dan SPE bisa memberi dukungan untuk pengambilan keutusan dengan banyak cara. Ketiganya bisa mengotomatisasi prosedur – prosedur keputusan tertentu ( misalnya, menentukan harga tertinggi yang bisa ditetapkan untuk sebuah produk untuk mendapatkan saham pasar atau jumlah bahan – bahan baku yang tepat pada inventori untuk memaksimalkan respons pelanggan secara efisien dan profitabilitas produk. Ketiganya bisa memberikan informasi mengenai beragam aspek situasi keputusan dan proses keputusan. Akhirnya, ketiganya bisa menstimulasi inovasi dalam pengambilan keputusan dengan membantu para manajer mempertanyakan prosedur pengambilan keputusan atau mengeksplorasi beragam desain solusi (Dutta, Wierenga, dan Dalebout, 1997).

11.1  Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

 SPK memberikan penggunaannya serangkaian peranti yang fleksibel dan kemampuan untuk menganalisis blok – blok data yang penting.

SIM dan SPK

Beberapa aplikasi yang muncul lebih awal untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM terutama memberikan informasi mengenai kinerja perusahaan sebagai bantuan bagi manajer dalam memonitor dan mengendalikan bisnis. SIM biasanya menghasilkan laporan reguler terjadwal dan baku berdasarkan data yang diambil dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi (SPT) milik organisasi. Sebuah laporan SIM pada umumnya menunjukkan ringkasan penjualan per bulan untuk masing – masing wilayah penjualan utama perusahaan.

SPK memberikan serangkaian kemampuan baru untuk keputusan – keputusan non-rutin dan kendali pengguna. SIM memberikan kepada para manajer laporan berdasarkan aliran rutin dan membantu kendali umum organisasi, sedangkan SPK menekankan perubahan, fleksibilitas, dan respons cepat. Dengan hadirnya SPK, tidak perlu susah payah untuk menghubungkan pengguna dengan alur informasi terstruktur, menghasilkan model – model, asumsi, dan pertanyaan khusus yang semakin diperluas, serta menampilkan grafik.

SIM terutama menyelesaikan masalah – masalah terstruktur. SPK menyelesaikan masalah semiterstruktur dan menganalisis masalah tak terstruktur.

Jenis – Jenis Sistem Pendukung keputusan

Saat ini, ada dua jenis sistem pendukung keputusan, terkendali-model dan terkendali-data (Dhar dan Stein, 1997). SPK terkendali-model merupakan sistem berdiri-sendiri, terisolasi dari sistem informasi organisasi utama yang menggunakan beberapa jenis model untuk menjalankan analisis “bagaimana-jika” dan analisis jenis lainnya. Kemampuan analisisnya didasarkan pada teori yang kuat yang dikombinasikan dengan antarmuka pengguna yang baik yang mempermudah penggunaannya.

Jenis SPK terkendali-data menganalisis sekumpulan besar data yang ada di semua sistem utama pada organisasi. Sistem mendukung pengambilan keputusan dengan memungkinkan pengguna menarik data informasi yang berguna yang sebelumnya terpendam dalam sejumlah besar data. Acapkali dari data sistem pemrosesan transaksi (SPT) terkumpul dipenampungan data untuk tujuan ini. Online analytical processing systems (OLAP) dan data mining kemudian bisa digunakan untuk menganalasis data.

Dengan OLAP dan analisis data beriorientasi query, para penguna perlu memiliki gambaran yang baik mengenai informasi yang akan dicari.

  Ø  Data mining memberikan pemahaman atas data korporat yang tidak bisa didapatkan dengan menggunakan OLAP, yakni dengan cara menemukan pola-pola tersembunyi dan relasi di dalam database besar dan menarik petunjuk-petunjuk darinya untuk memprediksi perilaku masa depan. Jenis-jenis informasi yang bisa dihasilkan dari data mining meliputi asosiasi, sekuensi, klasifikasi, clustering, dan perkiraan.

  Ø  Asosiasi adalah kejadian-kejadian yang terkoneksi kesatu peristiwa.

  Ø  Dalam sekuensi, kejadian-kejadian saling terkoneksi ke satu peristiwa.

  Ø  Klasifikasi berarti mengenali pola-pola yang menguraikan kelompok milik suatu item dengan menguji item-item yang ada yang telah dikelompokkan dan dengan mengumpulkan serangkaian aturan.

  Ø  Clustering bekerja dengan cara yang serupa dengan klasifikasi sewaktu belum ada kelompok yang sudah ditetapkan. Peranti data mining akan menemukan kelompok-kelompok afinitas (pertalian) untuk kartu-kartu bank atau membagi database ke dalam kelompok-kelompok pelanggan berdasarkan demografis dan jenis-jenis investasi personal.

Komponen-komponen SPK

1.      Database SPK

Database SPK adalah kumpulan data historis atau masa kini dari sejumlah aplikasi atau kelompok. Database itu dapat berupa database kecil yang mengandung terdapat pada PC yang mengandung subset data korporat yang telah didownload dan terkombinasi dengan data eksternal. Selain itu, database SPK bisa berupa penampungan data besar yang secara terus menerus diperbarui oleh SPT utama organisasi (termasuk sistem enterprise dan data yang dihasilkan dari transaksi web).

2.      Sistem perangkat lunak SPK

Sistem perangkat lunak SPK terdiri dari peranti perangkat lunak yang digunakan untuk analisis data. Sistem ini mengandung beraganm peranti OLAP, peranti data mining, atau kumpulan model analitis dan matematis yang dengan mudah bisa diakses oleh para pengguna SPK.

Aplikasi SPK dan perusahaan digital

Organisasi	Aplikasi SPK
General Accident Insurance	Pola beli pelanggan dan pendeteksi penyalagunaan
Bank of Amerika	Profile pelanggan
Frito-Lay Inc.	Pemilihan harga, iklan dan promosi
Burlington Coast Factory	Lokasi took dan pencampuran inventori
Keycorp	Menargetkan pemasaran langsung kepada pelanggan
National Cypsum	Perencanaan dan pemridiksian korporat
Authern Railway	Penyambungan dan rute rel kereta
Shopko Stores	Optimalisasi penurunan harga
Oil and Gas corporation	Evaluasi lokasi-lokasi pengeboran berpotensi
United Airlines	Jadwal penerbangan dan pemrediksi permintaan penumpang
Departemen Pertahanan AS	Analisis perjanjian pertahanan

SPK untuk Manajemen Rantai Persediaan

Sistem manajemen rantai persediaan mengandung data mengenai inventori, kinerja pemasok, dan logistik material serta barang-barang jadi. SPK bisa digunakan untuk data-data seperti itu untuk membantu manajer menguji rantai yang kompleks ini secara menyeluruh dan mencari di antara sejumlah besar alternatif untuk kombinasi yang paling efisien dan hemat biaya. Tujuan manajemen yang utama adalah mengurangi biaya-biaya keseluruhan sementara meningkatkan kecepatan dan keakuratan order pelanggan.

SPK untuk Manajemen Hubungan Pelanggan

SPK untuk Manajemen hubungan pelanggan menggunakan data mining sebagai penuntun keputusan mengenai penetapan harga, penyimpanan data-data pelanggan, saham pasar, dan saluran pendapatan baru. Sistem ini biasanya ,menggabungkan informasi pelanggan dari beragam sistem ke dalam tempat penyimpanan data besar dan menggunakan peranti analitik untuk membagi-baginya kedalam segemn-segmen kecil untuk tujuan one-to-one-marketing.

Sebagian SPK untuk manajemen hubungan pelanggan ini menggunakan data yang dikumpulkan dari web. SPK lainnya mengkombinasikan transaksi web site dengan data dari sistem enterprise.

Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografis (GIS)

Dengan menampilkan data dalam format grafis, peranti visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan relasi dalam sejumlah besar data yang mungkin sulit dicermati jika dipresentasikan dalam bentuk teks tradisional.

Sistem Informasi Geo-grafis (GIS) merupakan suatu kategori dari SPK yang menggunakan teknologi visualisasi data. Data demi perencanaan dan pengambilan keputusan dalam bentuk digital. GIS bisa digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan yang memerlukan teknologi mengenai distribusi geografis orang-orang atau sumber-sumber lain yang dalam penelitian ilmiah, pengelolaan sumber, dan perencanaan pengembangan.

GIS memiliki kemampuan permodelan, sehinggan memungkinkan manajer mengubah data dan secara otomatis meninjau kembali skenario bisnis untuk mendapatkan solusi terbaik. 

Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis-Web

Pertumbuhan perniagaan elektronik semakin menyemangati banyak perusahaan untuk mengembangkan SPK sehingga pelanggan  dan karyawan bisa menggunakan sumber-sumber informasi Internet dan kemampuan web secara interaktif. SPK berbasis web dan internet bisa membantu pengambilan keputusan, dengan member akses online ke beragam database gudang data berikut perangkat lunak untuk analisis data. Sebagian dari SPK ini diarahkan untuk tujuan manajerial, namun banyak juga yang dikembangkan untuk menarik pelanggan dengan menyediakan informasi serta piranti untuk membantu proses pengambilan keputusan sewaktu mereka mereka memilih produk dan layanan. Perusahaan mengetahui bahwa memutuskan memilih dan membeli produk serta layanan semakin membutuhkan informasi secara intensif. Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan (SPKP) membantu proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pelanggan.

Banyak perusahaan yang telah mengembangkan model untuk mengevaluasi informasi. Banyak perusahaan yang telah mengembangkan Web site khusus pelanggan dimana semua informasi, model, atau peranti analisis lain untuk mengevaluasi beragam alternative terkonsentrasi pada satu lokasi.

11.2     Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (SPKK)

Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (SPKK) adalah sistem interaktif berbasis-komputer yang mempermudah solusi atas masalah tak terstruktur dengan sekelompok pengambil keputusan yang bekerja secara bersama dalam satu kelompok. Groupware dan piranti berbasis Web untuk video konferensi dan electronic meeting dapat mendukung sebagian proses diskusi kelompok namun mereka memusatkan perhatian terutama pada komunikasi.

Komponen-komponen SPKK

SPKK bisa lebih memproduktifksan pertwmuan dengan menyediakan peranti SPKK untuk mempermudah perencanaan, pengorganisasian, penghasilan, dan evaluasi ide/gagasan, meneteapkan prioritas-prioritas, dan mendokumentasi pelaksanaan pertemuan bagi pihak lain di dalam organisasi. SPKK terdiri dari tiga elemen dasar: perangkat keras, peranti perangkat lunak, dan orang-orang.

Garis Besar Pertemuan SPKK

Dalam pertemuan elektronik SPKK, masing-masing peserta pertemuan memiliki workstation. Workstation, itu terhubung ke jaringan dan terkoneksi ke peralatan fasilitator yang bertindak baik sebagai workstation fasilitator maupun sebagai panel kendali dan server file pertemuan. Semua data yang diteruskan oleh para peserta pertemuan dari workstation mereka ke kelompok terkumpul dan tersimpan pada server file. Fasilitator bisa memproyeksikan gambar ke komputer ke layar tampilan pada bagian depan tengah ruangan. Fasilitator juga memiliki overhead proyektor.

Piranti sistem kelompok adalah serangkaian piranti pendukung kerja kolaborasi di gunakan dalam suatu sistem pertemuan elektronik yang mempermudah komunikasi diantara para peserta pertemuan dan menghasilakn suatu catatan lengkap atas pertemuan itu.

 Bagaimana SPKK Dapat Memperbaiki Pengambilan Keputusan Kelompok

Penelitian menunjukkan bahwa dalam pertemuan pengambilan keputusan tradisional tanpa dukungan SPKK, jumlah pesertanya adalah tiga sampai lima untuk menghasilkan pertemuan yang optimal. Jika lebih dari lima orang, proses pertemuan akan menjadi jenuh. Dengan menggunakan perangkat lunak SPKK, penelitian menunjukkan bahwa jumlah peserta yang meningkat akan meningkatkan juga produktivitas. Salah satu alasannya adalah para peserta berkontribusi secara terus-menerus, sehingga lebih mengefisiensikan waktu yang terpakai untuk pertemuan. SPKK memberi andil bagi atmosfir kolaborasi dengan memberi jaminan kepada para kontributor anonimitas  sehingga para peserta bisa lebih fokus pada evaluasi ide atau gagasan itu sendiri.

Peranti SPKK mengikuti metode-metode terstruktur dalam mengorganisasi dan mengevaluais ide dan dalam memelihara hasil-hasil pertemuan sehingga pihak-pihak lain yang tidak ikut dalam pertemuan itu bisa menggunakan atau mengetahui hasil tersebut setelah proses pertemuan. Hasil yang dicapai dari pertemuan kelompok tergantung pada posisi kelompok,sikap yang diambil di mana masalah dipresentasikan kepada kelompok,keefektifan fasilitator, kultur organisasi dal lingkungan, kualitas perencanaan, kerjasama para peserta pertemuan dan peranti yang dipilih untuk beragam jenis pertemuan dan masalah pengambilan keputusan (hender, Dean, Rodgers, Nunamaker, 2002; Dennis dan Wixom, 2001-2002; Denis, Wixom, Vandenberg, 2001).

11.1     Dukungan Eksekutif pada Perusahaan

Sistem Pendukung Eksekutif (SPE) juga menghadapi manajer yang menghadapi masalah tidak terstruktur, fokusnya pada kebutuhan informasi manajer senior. Dengan kombinasi data dari sumber-sumber internal dan eksternal, SPE menciptakan suatu komputasi umum dan lingkungan komunikasi yang bisa dipusatkan dan diterapkan pada banyak masalah yang selalu berubah. SPE membantu pelaksana senior dalam memonitor kinerja organisasi, melacak aktivitas pesaing, mengidentifikasi masalah dan peluang, dan memprediksi berbagai  tren.

Peran Sistem Pendukung Eksekutif pada Organisasi

SPE kontemporer bisa mengumpulkan semua data dari beragam komponen pada organisasi dan memungkinkan manajer memilih, mengakses dan menyatukannya sesuai kebutuhan dengan menggunakan peranti analisis desktop yang mudah digunakan dan tampilan data online. SPE memiliki kemampuan untuk menggali lebih dalam, berpindah dari satu keping data ringkasan ke rincian data yang lebih rinci lagi.kemampuan untuk menggali lebih dalam sangat berguna tidak hanya untuk para pelaksana senior, namun juga bagi karyawan pada level yang lebih rendah pada organisasi yang perlu menganalisis data.

Data eksternal, termasuk data web, sekarang dengan mudah tersedia di banyak SPE. Para ekskutif memerlukan banyak data eksternal mulai dari berita pasar saham saat ini sampai informasi pesaing, tren industri, dan bahkan tindakan-tindakan legislatif yang terproyeksikan. Melalui SPE, banyak manajer mendapatkan akses ke layanan berita, database pasar keuangan, informasi ekonomi, dan data publik apapun yang diperlukan. SPE kontemporer mencakup peranti-oeranti untuk permodelan dan analisis. SPE harus dirancang agar manajer puncak dan lainnya bisa menggunakannya tanpa terlalu banyak latihan. Persyaratan informasi utama untuk manajer pada level strategis adalah kemampuan untuk mendeteksi sinyal-sinyal masalah dalam lingkungan organisasi, yang mengindikasikan ancaman-ancaman strategis dan peluang-peluang (Walls dkk, 1992).

Keuntungan-Keuntungan Sistem Pendukung Eksekutif

Sebagian besar keuntungan nyata SPE  adalah kemempuannya untuk menganalisis, memperbandingkan, dan menyoroti berbagai tren. Kemudian pengguna grafis memungkinkan pengguna melihat lebih banyak data dalam waktu yang lebih singkat dengan kejelasan dan persepsi yang lebih dalam daripada yang dapat disediakan oleh sistem berbasis kertas. Dengan menggunakan SPE, para staf dan eksekutif sendiri bebas menganalisis dan mengambil keputusan dalam pekerjaan mereka. Kemampuan-kemampuan SPE untuk menggali lebih dalam dan menyoroti tren juga bisa meningkatkan kualitas analisis seperti itu dan bisa mempercepat pengambilan keputusan. Para eksekutif  menggunakan SPE untuk memmonitor kinerja secara lebih berhasil dalam lingkup tanggungjawab mereka sendiri. Selain itu, sistem pendukung berbasis eksekutif berbasis data enterprise bisa berpotensi meningkatkan sentralisasi manajemen, memungkinkan eksekutif senior memonitor kinerja bawahannya dan mengarahkannya untuk mengambil tindakaan yang tepat sewaktu terjadi perubahan kondisi.

Sistem Pendukung eksekutif dan Perusahaan Digital

SPE Untuk Kecerdasan Bisnis

Saat ini tuntutan pelanggan, teknologi internet, dan model-model bisnis baru bisa mengubah ladang persaingan secara cepat sehingga manajer memerlukan kemampuan khusus untuk pengumpulan kecerdasan kompetitif. SPE bisa membantu manajer mengidentifikasi kondisi perubahan memformulasikan respons, melacak upaya-upaya implementasi, dan belajar dari umpan balik.

Memonitor Kinerja Korporasi: Sistem Balanced Scorecard

Sasaran dan pengukuran untuk balanced scorecard bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Perusahaan menetapkan sistem informasi untuk mempopulasikan scorecard bagi manajemen.

Pelaporan dan Analisis Enterprise

Para vendor sistem enterprise sekarang menyediakan kemampuan untuk memperluas kegunaan data yang diambil di dalam sistem operasional untuk memberi gambaran kepada para manajer mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sebagian menyediakan pelaporan metriks untuk analisa balanced scorecard termasuk metrik operasi dan keuangan tradisional.

Perusahaan bisa menggunakan kemampuan-kemampuan baru pelaporan enterprise ini untuk menciptakan ukuran-ukuran kinerja perusahaan yang sebelumnya tidak tersedia. Pembiayaan berbasis aktivitas adalah model analisis dan penganggaran yang mengidentifikasi semua sumber, proses, da biaya, termasuk pengeluaran-pengeluaran operasional dan tambahan, yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan khusus. Fokusnya lebih pada mencari aktivitas perusahaan mana yang menyebabkan pengeluaran, bukan pada semata-mata melacak biaya apa saja yang sudah dikeluarkan. Model ini memungkinkan manajer mengetahui produk atau layanan apa yang menguntungkan atau merugikan sehingga mereka bisa menentukan perubahan-perubahan untuk memaksimalkan profitabilitas perusahaan.