ASPEK PENGELOLAAN AUDIT INTERNAL

ASPEK PENGELOLAAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL

Aktivitas audit intern adalah memeriksa dan menilai efektivitas dan kecukupan dari sistem pengendalian internal yang ada dalam organisasi, tanpa fungsi audit intern dewan direksi dan atau pimpinan unit tidak dapat memiliki sumber informasi internal yang bebas mengenai kinerja organisasi.

Audit intern pada dasarnya bertujuan utnuk memberikan bantuan kepada manajemen dan dewan direksi dalam melaksanakan tanggung jawab secara efektif mencakup pula usaha mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya wajar.

Tujuan audit intern yang dikemukakan oleh D. Hartanto dalam bukunya “Akuntansi untuk Usahawan” adalah sebagai berikut :

Tujuan audit intern adalah :

      Meneliti dan menilai apakah pelaksanaan daripada pengendalian intern di bidang akuntansi dan operasi cukup dan memenuhi syarat.

      Menilai apakah kebijakan, rencana dan prosedur yang telah ditentukan betul-betul ditaati.

      Menilai apakah aktiva perusahaan aman dari kehilangan atau kerusakan dan penyelewengan.

      Menilai kecermatan data akuntansi dan data lain dalam organisasi perusahaan.

      Menilai mutu atau pelaksanaan daripada tugas-tugas yang diberikan kepada masing-masing manajemen.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tujuan audit intern adalah memberikan bantuan atau jasa kepada manajemen perusahaan secara berkesinambungan mengenai temuan-temuan kesalahan (error) dan ketidakberesan (irregularities) dengan cara memberikan analisis, penilaian, rekomendasi, dan komentar mengenai pengendalian dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Ruang lingkup audit intern mencakup pengujian dan pengevaluasian kelayakan dan keefektifan pengendalian intern dan kualitas kinerja yang berdasarkan tanggung jawab yang telah ditetapkan termasuk :

¯  Mereview reliabilitas dan integritas informasi keuangan dan operasional yaitu untuk membantu para anggota organisasi untuk agar dapat menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif, untuk tujuan tersebut pengawasan internal menyediakan bagi mereka berbagai analisis, penilaian, rekomendasi, nasihat dan informasi sehubungan aktivitas yang diperiksa.

¯  Mereview sistem yang ada untuk memastikan kepatuhannya kepada kebijakan rencana, hukum, dan peraturan yang dapat mempengaruhi secara signifikan terhadap operasi dan pelaporan, serta menentukan apakah organisasi mematuhi hal tersebut atau tidak.

¯  Mereview sarana pengamanan aktiva, dan bila dipandang perlu memverifikasi keberadaan aktiva tersebut.

¯  Menilai keekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya, dalam hal ini keekonomisan berarti menggunakan sumber daya secara hati-hati dan bijaksana agar diperoleh hasil terbaik, sedangkan efisiensi berarti kemampuan untuk meminimalisir kerugian dan pemborosan sumber daya dan menghasilkan suatu out put.

¯  Mereview operasi atau program untuk menentukan apakah hasilnya konsisten dengan sasaran dan tujuan yang akan ditetapkan, dan menentukan apakah operasi dan program dilaksanakan sesuai dengan perencanaannya.

Guna mencapai tujuan audit intern, diperlukan batasan-batasan yang menetapkan wewenang dan tanggung jawab bagian audit intern. Hal ini tidak berarti bahwa pengawas internal atas inisiatifnya sendiri dapat melakukan pemeriksaan terhadap suatu area yang sangat sensitif tanpa meminta persetujuan manajemen senior dan atau dewan direksi terlebih dahulu.

Program Audit Intern

Supaya dalam pelaksanaan program audit intern efektif dan efisien maka diperlukan adanya rencana yang berkaitan dengan subjek yang diperiksa, dalam perencanaan auditnya, auditor harus mempertimbangkan sifat, luas, dan waktu pekerjaan yang harus dilaksanakan dan diharuskan membuat program secara tertulis.

Program audit intern dibuat dan disusun serta dikembangkan untuk aktivitas audit intern yang akan dilaksanakan dalam waktu tertentu. Program audit intern berperan penting dalam menunjang keberhasilan operasi audit intern, tanpa program yang baik, hasil audit dapat menyimpang atau penekanan audit yang berlebihan dari sewajarnya terhadap suatu item tertentu/tidak tepatnya pelaksanaan audit.

Penyusunan program pemeriksaan harus disesuaikan dengan kondisi organisasi perusahaan, adakalanya beberapa organisasi perusahaan memiliki kegiatan yang sering berubah-ubah dari waktu ke waktu, dan adapula organisasi yang kegiatannya relatif stabil/terdiri atas beberapa unit organisasi yang kegiatannya bersifat sama. Oleh karena itu harus digunakan program pemeriksaan yang tepat.

Terdapat dua macam program pemeriksaan, yaitu :

Program pemeriksaan individual       

Yaitu program pemeriksaan yang disusun tersendiri untuk masing-masing pemeriksaan dan tidak menggunakan bentuk standar serta disusun setelah melakukan survai pendahuluan

Program pemeriksaan proforma

Yaitu program pemeriksaan yang dikembangkan untuk berbagai tujuan yang disiapkan guna mengumpulkan informasi yang sama pada beberapa lokasi yang berbeda dan mendapatkan informasi yang sama dari beberapa periode untuk mencari kecenderungan/trend dan perubahan-perubahan. Program pemeriksaan ini biasanya digunakan pada pemeriksaan ulangan dari kegiatan-kegiatan yang sama dan sering meliputi periode beberapa tahun.

Program pemeriksaan dapat disiapkan sebelum pelaksanaan survai pendahuluan. Bila hasil daripada survai pendahuluan terjadi perubahan kegiatan yang diperiksa, maka program pemeriksaan tersebut harus disesuaikan dengan kondisi/perubahan tersebut.

Fungsi pengelola Internal Audit adalah fungsi yang bukan hanya melihat, mengukur dan memastikan suatu perilaku management system organisasinya telah mengikuti management system yang sudah ditetapkan, tetapi lebih dari itu juga dapat membantu menilai kelemahan dari management system, memberikan saran langkah Corrective Action/ Improvement management system  yang diperlukan, bahkan mendorong langkah implementasi CA/ Improvement yang diperlukan.

Sedangkan secara kegiatan Internal Audit adalah menguji dan menilai efektivitas dan kecukupan management system  internal yang ada dalam organisasi, sehingga tanpa fungsi internal audit, managemen tidak memiliki sumber informasi internal yang independen mengenai kinerja organisasi.

Memanfaatkan Teknologi Informasi

Teknologi system informasi yang didukung dengan perangkat komputasi teknologi adalah suatu teknologi yang tergolong berkembang paling pesat didunia saat ini. Sebagaimana kita ketahui bahwa revolusi perangkat keras dan lunak di dunia saat ini memberikan banyak kemudahan/ efisiensi bagi berbagai aktivitas terutama aktivitas praktis dalam dunia industri. Integrasi komputasi yang ada yang didorong dengan berkembangnya pula teknologi komunikasi data pada saat ini, dimana komputer-komputer yang ada keberadaanya sudah tidak lagi stand alone, tetapi saling berhubungan dengan area network yang begitu luas dan tak terbatas cakupannya/ accesability-nya sangat mudah.

Pemanfaatan teknologi informasi dalam pekerjaan praktis seperti misal pengelolaan Internal Audit adalah suatu tuntutan dan tantangan bagi pengelolanya. Penggunaan system informasi yang terintegrasi dalam pengelolaan internal audit dapat berjalan efektif paling tidak harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

Pengelolaan Internal Audit membutuhkan pengawasan dan pengendalian secara langsung progressive terhadap proses yang sedang berlangsung dalam pengelolaan Internal Audit seperti kinerja auditor, progress status, seberapa lama response Auditee terhadap temuan yang sudah dijatuhkan dan monitor terhadap setiap tahapan audit dan corrective action secara langsung dan sebagainya.

Pengeloaan Internal Audit memerlukan rekaman/ record yang baik dan berkesinambungan, dalam setiap tahapan audit mulai Planning, Conducting dan Post Audit. Rekaman ini harus dilakukan dengan penggunaan Sistem Informasi yang tepat maka proses penyimpanan kedalam suatu data base akan sistematis dan mudah pula dalam pengacess-an, dan review serta evaluasinya.

Pengelolaan Internal Audit adalah disamping fungsi yang sangat erat berhubungan dengan fungsi lain Internal Audit juga akan melalui tahapan-tahapan yang cukup panjang dan memerlukan waktu siklus yang panjang dan bertele-tele. Penggunaan system informasi dan komputasi diharapkan mempermudah komunikasi dan memperpendek waktu siklus pelaksanaan Internal Audit.

Dengan memperhatikan tiga hal tersebut akan menjadi pendorong kuat bagi fungsi pengelola Internal Audit untuk memanfaatkan teknologi system informasi dalam menjalankan aktivitas pengeloaan internal audit. Pengeloalaan Internal Audit yang berkualitas adalah hal yang sangat diharapkan atau dibutuhkan setiap organisasi dalam usahanya untuk mengembangkan dirinya mencapai kematangan dan tujuan organisasi bersangkutan.

Fungsi Sistem Informasi

Perlu menjadi perhatian bahwa fungsi pengelola internal audit tidaklah dengan harga mati harus menggunakan perangkat system informasi dan komputasi dalam mejalankan aktivitasnya. tugas utama sebenarnya adalah bagaimana kita mengelola fungsi internal audit secara berkualitas, disamping dituntut pula kualitas pelaksanaan internal audit itu sendiri. Perangkat Sistem informasi dan komputasi itu hanya alat bantu untuk mengelola aktivitas audit menjadi lebih baik, lebih cepat, sehingga lebih baik dan progressive dalam mendorong perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.

Fungsi Internal Audit adalah salah satu fungsi penting di suatu perusahaan. Internal Auditor kadang-kadang dipandang sebelah mata oleh kolega dari unit lain karena dianggap tidak professional, hanya mencari-cari kesalahan saja. Padahal Internal Audit mempunyai peran strategis dalam membawa kepentingan perusahaan, bahkan mungkin pemegang saham untuk memastikan setiap unit di dalam perusahaan berjalan dengan baik.

ASPEK PENGELOLAAN AUDIT INTERNAL DALAM ORGANISASI

Pada dasarnya perusahaan adalah organisasi yang terdiri dari manusia dengan berbagai macam karakter yang bekerja bersama-sama, sesuai dengan fungsi dan kedudukannya masing-masing, dengan tujuan yang sama.

Tujuan perusahaan adalah memaksimalkan profit untuk kepentingan pemegang saham. Namun begitu, untuk mengelola sebuah perusahaan bukanlah pekerjaan sederhana, apalagi perusahaan publik yang selalu dituntut terbuka atau transparan.

Kompleksitas dalam organisasi perusahaan tergantung pada besar kecilnya perusahaan. Semakin banyak manusia yang bekerja di dalamnya semakin kompleks organisasi perusahaan, dan semakin tinggi tingkat kesulitan dalam melakukan pengawasan atau kontrol untuk memastikan bahwa setiap unit atau divisi sudah bekerja sesuai dengan fungsinya masing-masing. Semakin kecil jumlah orang yang bekerja semakin mudah dalam melakukan kontrol.

Dari sini bisa disimpulkan bahwa setiap organisasi perusahaan menyimpan risiko bahwa setiap bagian, unit atau divisi bisa melakukan penyimpangan dalam menjalankan tugas dan fungsi masing-masing. Kadar penyimpangan itu bisa bervariasi mulai dari yang ringan, sedang hingga yang berat.

Menyadari hal itu maka, untuk mengurangi risiko penyimpangan yang terjadi dan dilakukan oleh orang dalam perusahaan maka dibutuhkan adanya satu unit kerja khusus yang bertugas melakukan fungsi kontrol atau audit.

Fungsi ini kemudian dikenal dengan istilah internal audit. Unit ini terpisah sama sekali dengan divisi operasional perusahaan. Ada tembok pembatas yang tegas yang memisahkan fungsi internal audit dengan fungsi operasional perusahaan.

Peran dan fungsi internal audit ini tidak bisa dianggap remeh. Ia sangat membantu manajemen dalam menjaga efektifitas jalannya roda organisasi perusahaan. Ia bisa melaporkan temuan-temuan di lapangan langsung kepada Direktur Utama dan memberikan rekomendasi solusi.

Dalam konteks Retail Risk Management, aspek pengawasan memegang peran penting dalam menegakkan peraturan perusahaan dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Tak jarang, karena pengaruh budaya maka pengawasan internal jadi tak berjalan efektif.

Adapun 7 aspek penting dalam meningkatkan kinerja pengawasan internal yaitu:

1.      Petugas pengawas yang berkualifikasi dan di-upgrade pengetahuan dan keterampilannya setiap tahun dengan berbagai pelatihan yang mendukung.

2.      Pembaharuan Peraturan (peraturan perusahaan, code of conduct, kode etik) secara periodik. Jauh lebih baik bila di-review dua tahun sekali.

3.      Struktur yang independen. Antara lain langsung melaporkan segala temuan ke pimpinan tertinggi organisasi.

4.      Mutasi / rolling bagi petugas pemeriksa (semisal Petugas Internal Audit Cabang, Pengawas Internal Cabang, Loss Prevention Regional) maksimal 4 tahun sekali.

5.      Mekanisme pelaporan yang apik, efisien dan efektif, antara lain dengan menggunakan teknologi informasi yang dapat diakses oleh bagian Intenal Audit, Risk Management, Hubungan Industrial, Direktur Risk Management dan Audit Comitee.

6.      Adanya perencanaan pengawasan per bulan secara spesifik dan pelaporan per 3 bulan kepada Board of Director / Komisaris.

7.       Performance Appraisal yang mana aspeknya harus relevan sebagai bagian organiasasi yang berfungsi pencegah, mengawasi dan memberikan solusi pada setiap masalah. Antara lain, tidak membobotkan aspek penilaian kinerja pengawass hanya pada aspek kecilnya nilai kerugian, tapi harus juga pada aspek berapa banyak aspek pencegahan yang dapat dideteksi, seberapa cepat masalah diselesaikan, dan service level pengawasan operasionalnya.

Kepala unit Internal audit langsung bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Pengangkatan dan pemberhentian kepala internal audit dilakukan Direktur Utama dengan persetujuan Dewan Komisaris dan dilaporkan kepada Bapepam.

Adapun tugas dan tanggung jawab internal audit antara lain:

Ø  Menyusun dan melaksanakan rencana internal audit tahunan;

Ø  Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian interen dan sistem manajemen risiko sesuai dengan kebijakan perusahaan;

Ø  Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan kegiatan lainnya;

Ø  Memberikan saran perbaikan dan informasi yang obyektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen;

Ø  Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut ke Direktur Utama dan Dewan Komisaris;

Ø  Memantau, menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan;

Ø  Bekerja sama dengan Komite Audit;

Ø  Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan internal audit yang dilakukannya; dan

Ø  Melakukan pemeriksaan khusus apabila diperlukan.

Dalam rangka melaksanakan tugasnya itu, unit internal audit memiliki wewenang untuk mengakses seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan. Bahkan unit ini bisa berkomunikasi langsung dengan Direksi maupun Dewan komisaris. Dengan fungsinya yang sangat strategis itu semestinya bisa mengurangi risiko perusahaan terhadap kemungkinan terjadinya penyelewengan ataupun penyalahgunaan asset perusahaan.