MENGELOLA SUMBER DATA

MENGELOLA SUMBER DATA

 Tantangan- Tantangan ManajemenMemang sulit bagi organisasi untuk mengelola data secara efektif. Ada dua tantangan yang harus dihadapi :a.       Hambatan organisasional pada lingkungan database. Implementasi database membutuhkan perubahan organisasional secara menyeluruh dalam hal peran organisasi (dan para manajer informasi), alokasi kekuatan pada level senior, kepemilikan dan bagi-pakai informasi dan pola-pola dari persetujuan organisasional.b.      Mengintegrasikan data dan memastikan kualitas data. Beralih ke lingkungan database merupakan proses panjang yang membutuhkan banyak biaya. Dalam hal biaya untuk perangkat lunak DBMS, perangkat keras yang terkait, dan pemodelan data, organisasi perlu mengantisipasi banyaknya pengeluaran untuk mengintegrasikan, mengelompokkan dan membakukan datanya sehingga tersusun dalam database yang mampu melayani perusahaan secara keseluruhan. Mengorganisasi Data Dalam Lingkungan File TradisionalSistem informasi yang efektif harus mampu memberikan penggunanya informasi yang cepat, akurat, dan relevan. Informasi ini disimpan dalam file-file komputer. Jika file-file teratur dan terpelihara dengan benar pengguna bisa dengan mudah mengakses dan mengambil informasi yang mereka butuhkan sedangkan file-file yang tidak terkelola dengan baik menimbulkan kekacauan dalam pemprosesan informasi, pengeluaran banyak biaya, kinerja yang buruk dan hanya sedikit fleksibilitas. Konsep dan Istilah Organisasi File§  Field adalah pengelompokan karakter ke dalam kata, kelompok kata atau kumpulan angka, seperti nama orang atau usia orang.§  Record adalah sekelompok field yang saling terelasi§  File adalah sekelompok record yang bertipe sejenis.§  Database adalah sekelompok file yang saling terelasi§  Entitas adalah orang, tempat,benda atau peristiwa yang berupa informasi yang harus disimpan.§  Atribut adalah informasi yang menjelaskan suatu entitas khusus Susunan Hierarki DataSistem komputer mengorganisasi data dalam suatu hirarki yang dimulai dengan bit, yang mempresentasikan 0 dan 1. Bit bisa dikelompokkan menjadi byte yang mempresentasikan satu karakter, angka, atau simbol. Byte bisa dikelompokkan menjadi field dan field yang saling terelasi bisa dikelompokkan menjadi record. Record yang saling terelasi dapat dikelompokkan untuk membentuk file, dan file-file yang terelasi bisa dikelompokkan untuk membentuk database. Masalah-Masalah pada Lingkungan File TradisionalPada sebagian besar organisasi, sistem cenderung berkembang secara independen dan menjadi tidak sesuai lagi dengan perencanaan sebelumnya. Tiap wilayah fungsional cenderung mengembangkan sistem dalam bentuk terlepas dari wilayah fungsional lainnya. Akuntansi, keuangan, pabrikasi, sumber daya manusia, penjualan dan pemasaranmengembangkan sendiri sistem file dan datanya.Tentu saja masing-masing aplikasi membutuhkan filenya sendiri dan program komputernya sendiri untuk mengoperasikannya. Akibatnya adalah data berlebihan, ketergantungan data program, tidak fleksibel, keamanan data yang buruk, dan ketidakmampuan untuk berbagi pakai data diantara beragam aplikasi.1.    Data Berlebihan dan Simpang SiurData berlebihan adalah munculnya duplikasi data dalam berbagai file data. Data berlebihan terjadi sewaktu beberapa divisi, wilayah fungsional, dan kelompok-kelompok dalam organisasi secara independen mengumpulkan kelompok organisasi yang sama.Akibatnya adalah kesimpang-siuran informasi yang menyebabkan kesulitan bagi perusahaan untuk menciptakan manajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai persediaan, atau sistem enterprise yang seharusnya mengintegrasikan data dari beragam sumber.2.    Ketergantungan Program DataKetergantungan program data merupakan relasi erat antara data yang tersimpan dalam program tertentuyang dibutuhkan oleh data untuk melakukan proses pembaruan dan pemeliharaan file-file.Dalam lingkunga file tradisional, setiap perubahan dalam data memerlukan perubahan pula pada semua program yang mengakses data.3.    Tidak FleksibelSistem file tradisional bisa menimbulkan banyak laporan rutin terjadwal setelah melakukan banyak perubahan pemrograman, sebab ia tidak bisa membuat laporanyang bersifat instan atau merespon persyarat-persyarat informasi yang tidak terantisipasi sebelumnya secara cepat.4.    Keamanan Data Yang BurukOleh karena hanya bisa sedikit mengendalikan atau mengelolah data, maka akses ke dan penyebaran informasinya tidak bisa terkuasai dengan baik, manajemen tidak bisa tau dengan pasti siapa yang menakses atau bahkan membuat perubahan pada data organisasi.5.    Ketidakmampuan Untuk Berbagi Pakai Data Diantara Berbagai AplikasiAkses data yang tidak fleksibel dalam lingkungan sistem yang simpang siur membuat tidak mudah bagi orang untuk mendapatkan informasi, karena potongan-potongan informasi yang tersebar dibanyak file dan dibanyak bagian organisasi tidak bisa dihubungkan satu sama lain, maka tidak mungkin informasi bisa dibagi-bagi atau diakses secara cepat. Pendekatan Database untuk Manajemen DataTeknologi database bisa diterapkan dalam menyelesaikan beragam masalah yang timbul dari sistem organisasi file tradisional. Definisi database yang lebih tepat adalah koleksi data yang terorganisasi untuk melayani beragam aplikasi secara efisien dengan mensentralisasi data dan meminimalisasi data berlebih.Data pada teknologi database tidak lagi disimpan dalam file-file terpisah untuk tiap aplikasi, melainkan disimpan secara fisik dalam satu lokasi. Satu database bisa melayani beragam aplikasi. Sistem Manajemen DatabaseSistem manajemen database (DBMS) adalah perangkat lunak yang memungkinkan organisasi untuk mensentralisasi data, mengolahnya secara efisien, dan menyediakan akses ke data yang disimpan oleh program aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara program aplikasi dan file data secara fisik. Sewaktu program aplikasi membutuhkan item data, misal pembayaran, maka DBMS menemukan data tersebut didalam database dan menampilkannya pada program aplikasi.Sistem DBMS mengurangi tugas programmer atau pengguna akhir untuk memahami dimana dan bagaimana data secara nyata tersimpan dengan cara memisahkan tampilan fisik dan tampilan logika dari data. Tampilan logika berarti merespresentasikan data sebagaimana diinginkan oleh prorammer aplikasi atau ahli bisnis, sedangkan tampilan fisik berarti menampilkan bagaimana data secara nyata diorganisasi dan terstruktur pada medium penyimpanan fisik.Sistem manajemen database memiliki tiga komponen :1.       Bahasa definisi2.       Bahasa manipulasi data3.       Kamus data Misalnya dalam database relasional, digunakan tiga operasi dasar untuk mengembangkan sekumpulan data yang berguna, yaitu : select, project dan join. Operasi select menciptakan sebuah subset yang mengandung semua record dalam file yang sesuai dengan kriteria tertentu. Operasi join menggabungkan tabel-tabel relasionalagar bisa memberi lebih banyak informasi daripada hanya sekedar tabel individual. Operasi project merupakan subset berisi kolom dalam tabel, sehingga pengguna bisa menciptakan tabel baru yang hanya mengandung informasi yang dibutuhkan.DBMS Relasional lebih fleksibel dalam menyediakan data untuk query cepat, mengkombinasikan informasi dari beragam sumber, dan memberi kemampuan unruk menambahkan data baru dan record tanpa mengganggu program dan aplikasi yang ada. Database Berorientasi – ObjekSistem manajemen database konvensional dirancang untuk data homogen yang bisa dengan mudah distruktur kedalam field-field data dan record yang terorganisasi dalam baris dan tabel. Namun banyak aplikasi saat ini dan di masa datang membutuhkan database yang bisa menyimpan dan membuka data tidak hanya struktur dan karakternya, namun juga gambar, grafik, foto, suara dan film video.Object – oriented database management system (OODBMS) semakin terkenal karena bisa digunakan untuk mengelola beragam komponen multimedia atau applet Java yang digunakan dalam aplikasi Web, yang biasanya mengintegrasikan kepingan-kepingan informasi dari beragam sumber. OODBMS juga berguna untuk menyimpan data seperti data rekursif.Walaupun database berorientasi-objek bisa menyimpan lebih banyak jenis data kompleks daripada DBMS relasional, namun ia relatif lebih lambat dibandingkan DBMS relasional dalam memproses transaksi berskala besar. Membuat Query Database : Elemen-Elemen SQLStructured Query Language (SQL) merupakan bahasa utama yang digunakan untuk proses manipulasi data dalam DBMS relasional dan perangkat utama untuk membuat query, membaca, dan memperbaharui database relasional.Sebagian besar pernyataan SQL untuk membuka data mengandung klausa-klausa berikut :SELECT                  Untuk memilih kolom-kolom dalam tabel yang ingin ditampilkan pada tabel hasilFROM                   Mengidentifikasi tabel atau menampilkan kolom yang dipilihWHERE                                 Menyertai kondisi untuk memilih baris tertentu (record) di dalam satu tabel dan kondisi untuk menggabungkan beberapa tabel. Mendistribusikan DatabasePerancangan database harus mempertimbangkan juga kemungkinan pendistribusiannya. Sistem informasi bisa dirancang dengan sebuah database terpusat yang digunakan oleh satu prosesor pusat atau beberapa prosesor dalam sebuah Jaringan klien/server. Selain itu, database juga bisa didistribusikan. Database terdistribusi adalah database yang tersimpan dalam lebih dari satu lokasi fisik. Analisis Data MultidimensionalKadang kala manajer perlu menganalisis data apa yang tidak bisa dilakukan oleh model-model database tradisional.Misalnya,sebuah perusahaan yang menjual empat produk berbeda-mur,baut,cincin penutup,dan sekrup-di wilayah Barat,Timur,dan Pusat ingin mengetahui penjualan terproyeksi.Analisis ini membutuhkan sudut pandang multidimensi atas data.                Analisis multi dimensional memungkinkan pengguna untuk menampilkan data sejenis dalam cara yang berbeda, dengan menggunakan beberapa dimensi. Tiap aspek informasi-produk, harga, biaya, wilayah, atau periode waktu-merepresentasi beragam dimensi. Jadi, manajer produk bisa menggunakan perangkat analisis data multi dimensi untuk mengetahui berapa banyak cincin peutup yang terjual ibarat pada bulan juni, bagaimana penjualan itu  jika dibandingkan dengan bulan sebelumnya dan bulan juni tahun sebelumnya, dan bagaimana jika dibandingkan dengan prediksi penjualan. Istilah lain untuk analisis data multi dimensi adalah pemrosesan analitik on line (CLAP). Data warehouse dan data Mining                Para pengambil keputusan membutuhkan data yang tepat dan terpercaya mengenai operasi yang saat ini sedang dijalankan, trend, dan perubahan perubahan yang terjadi. Yang biasanya tersedia dengan cepat pada sebagian besar perusahaan adalah hanya data saat ini (data historis tersedia hanya jika di proses melalui laporan sistem informasi khusus yang membutuhkan waktu yang lama).                Pengguna dan para ahli sistem informasi mungkin menghabiskan sejumlah besar waktu yang tidak terkelola dengan baik untuk mencari dan mengumpulkan data (watson dan haley,1998). Data warehouse mengatasi masalah ini dengan mengintegrasikan data operasional kunci disekitar perusahaan dalam bentuk yang konsisten, terpercaya, dan mudah tersedia untuk pelaporan. Apa yang Dimaksud dengan Data Warehouse?Data warehouse adalah Database,dengan perangkat pelaporan dan query,yang menyimpan data saat ini dan data historis mengenai hal-hal potensialbagi semua manajer perusahaan.Didalamnya mungkin saja terdapat sistem legacy,aplikasi DBMS relasional atau berorientasi objek,dan sistem berbasis-HTML atau XML.Data dari beragam aplikasi berbeda ini disalin kedalam ke dalam database dan warehouse sesering mungkin-per jam,per hari,per minggu,per bulan.Data di bakukan kedalam model data yang umum dan digabungkan sehingga bisa digunakan dilintas perusahaan untuk analisis manajemen dan pengambilan keputusan.Data tersedia bagi siapa saja yang perlu mengaksesnya. Keuntungan – keuntungan Data WareHouseData warehouse tidak hanya menawarkan informasi yang sudah di perbaiki, namun juga mempermudah pengambilan keputusan. Selain itu, ia juga memeberikan keuntungan dalam kemudahan untuk memodelkan dan memodelkan kembali data.Data warehouse memungkinkan para pengambil keputusan untuk mengakses data sesering mungkin tanpa mempegaruhi kinerja sistem operasional yang mendasarinya.Banyak organisasi mengakses data warehousenya dengan lebih mudah dengan menggunakan teknologi Web. Database dan WebTeknologi database berperan penting dalam membuat sumber-sumber informasi organisasi tersedia di World Wide Web.Kita sekarang mengeksplorasi peran database hypermedia pada Web dan peningkatan penggunaan Web site untuk mengakses informasi yang tersimpan pada database konvensional di dalam perusahaan. Web dan Database HypermediaWeb site menyimpan informasi sebagai halaman-halaman yang saling terkoneksi yang berisi teks,suara,video,dan grafis dengan menggunakan database hypermedia. sDatabase Hypermedia menyimpan potongan-potongan  informasi (untuk manajemen informasi).Pendekatan database Hpermedia memungkinkan pengguna mengakses topik-topik pada Website dalam aturan apapun yang diinginkannya. Menghubungkan Database Internal ke WebSerangkaian middleware dan produk perangkat lunak lain sedang dikembangkan untuk membantu pengguna memperoleh data akses ke data organisasi melalui Web.Misalnya,pelanggan yang memiliki browser Web bisa mencari informasi harga pada database retail online.